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Paramix Lernen: Serienbriefe Mit Word Und Excel

Serienbriefe mit Word und Excel

Von: Eddie Baki, 1.9.2015, 13:13

In dieser Video-Serie wird gezeigt, wie man Serienbriefe mit Word und Excel erstellt. Die Schritte dafür sind nicht kompliziert, doch das Konzept eines Serienbriefs muss erst verstanden werden.

Teil 1: Speichern Unter, Anatomie eines Serienbriefs




Fangen wir mit einem ganz einfachen Beispiel. Ich habe hier ein Schreiben, mit dem ich mehrere Leute zu meiner Fete einladen will.

Der erste Brief ist schon erledigt, der geht an der Anna. Jetzt will ich denselben Brief an einer 2. Person senden, dem Ralf. Was muss ich da machen?

Mit Speichern unter kann man ganz schnell eine Kopie des Briefs erzeugen. Dann nachdem diese Kopie erstellt ist, ändert man die Details, die sich vom 1. Brief unterscheiden.

Mit der "Speichern unter" Methode kann man ganz schnell Kopien eines Briefs erstellen, doch diese Methode hat ihre Probleme.

Wenn ich hundert Leute zu meiner Fete einladen will, muss ich 100 Briefe mit Speichern unter erzeugen, einen für jeden Gast. Das dauert zu lange, und erzeugt ein Haufen identischer Dateien.

Wenn ich 1000 Leute anschreiben will, dauert das eine Ewigkeit. Daher ist "Speichern unter" optimal für ein kleinere Briefanzahl. Sobald es mehr als 10 Briefe sind, benötigt man ein anderes Werkzeug, nämlich Serienbriefe.

Was ist eigentlich ein Serienbrief?
Ein Serienbrief besteht aus 2 Dokumenten.

Das erste (das Hauptdokument) beinhaltet die Inhalte, die in jeder Kopie die gleichen bleiben. In unser Fall der Einladungstext.

Das 2. Dokument ist eine Tabelle oder Datenbank, und beinhaltet die Inhalte, die sich von Brief zu Brief ändern. In unser Fall sind es die Namen, und deren Freunde.

Der Serienbrief mischt diese zwei Dokumente zusammen.

Eins ist hier wichtig zu verstehen. Beides das Hauptdokument und die Datenquelle oder Datenbank sind nur die Produktionsstätte der einzelnen Briefe.

Die einzelnen Briefe erhält man ganz einfach per Knopfdruck - entweder direkt zum Drucker oder als eine neue Word-Datei, in der jeder Brief auf eine Seite steht.

Im nächsten Video zeige ich dann wie man so ein Brief erstellt.


Teil 2: Erstellen eines Serienbriefs




In diesem Video werden wir unser ersten Serienbrief erstellen.

Wie schon im vorhergehenden Video erklärt, besteht ein Serienbrief aus zwei Dateien: Das Hauptdokument, und die Datenquelle.

Das Hauptdokument ist der eigentliche Brief. Unsere Datenquelle ist eine Excel-Datei, die Kontakte heißt. Die Tabelle Fete in dieser Datei beinhaltet unsere Datenquelle.

In unser Hauptdokument ändern sich von Brief zu Brief nur zwei Texte:
- Der Empfänger - Dessen Partner

Jetzt sind wir bereit unser Brief zu erstellen.

Gehen wir in unseren Brief, und klicken wir auf dem Register Sendungen.

Schritt 1
Auf die Schaltfläche Seriendruck Starten klicken und die Option Briefe auswählen.

Schritt 2
Auf die Schaltfläche Empfänger auswählen klicken und die Option Vorhandene Liste verwenden auswählen.

Jetzt suchen wir die Excel-Datei mit dem Name Kontakte.

Nach dem Öffnen der Datei Kontakte müssen wir die richtige Tabelle auswählen. In unser Fall ist das die Tabelle Fete.

Schritt 3
Jetzt ersetzen wir die statischen Texte mit den Seriendruckfeldern.

Das heißt, Das Wort Anna wird mit dem Feld Empfänger ersetzt und Alfred mit dem Feld Partner.

Jetzt ist unser Serienbrief fertig.

Wenn man auf die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse klickt sieht man die Daten hinter jedem Feld.

Mit den Pfeilen daneben kann man durch die einzelne Briefe blättern.


Teil 3: Drucken / Erzeugen der einzelnen Briefe




Wie schon im ersten Video erwähnt, ist der Serienbrief selbst nur die Schablone zu den einzelnen Briefen. Diese lassen sich ganz einfach per Knopfdruck erzeugen.

Option 1: Direkt zum Drucker
Auf die Fertig stellen und zusammenführen Schaltfläche klicken und dann die Option Dokument drucken... auswählen.

Option 2: Neue Datei
Auf die Fertig stellen und zusammenführen Schaltfläche klicken und dann die Option Einzelne Dokumente bearbeiten… auswählen.


Teil 4: Unterschied zwischen der Option Briefe und Verzeichnis




Dieses Video erklärt den Unterschied zwischen den Optionen Serienbriefe und Verzeichnis.

Im Endprodukt setzen Serienbriefe jeden Datensatz auf einer separaten Seite. Bei der Option Verzeichnis sind im Endprodukt die Datensätze untereinander.

Daher, wenn Sie ein Verzeichnis erstellen wollen, achten Sie immer, daß da genug Leerzeilen am Ende des Textes sind. Sonst lassen sich die einzelnen Datensätze sehr schwer voneinander trennen.

Die Option Verzeichnis ist ideal, wenn man ein Katalog seiner Produkte oder Kontakte erstellen will.


Teil 5: Zahlen Darstellen in Serienbriefe




In dieses Video erstellen wir einen Serienbrief mit zahlen. Die Zahlen- und Datumdarstellung, die in Excel ganz ordentlich ist, ist im Word-Dokument unakzeptable.

Wie kann man dieses Problem beheben?

Mit der Funktion Text wandelt man in Excel die Zahl zu einem Text.
Die Funktion erfordert zwei Eingaben:
1. Die Zahl selbst, bzw. die Zelle in der die Zahl liegt
2. Das Format des gewünschten Texts.

Das heißt, wieviel Kommastellen soll dieser Text darstellen? Soll da ein Tausender Trennpunkt, bzw. Wie soll das Datum dargestellt werden?

Da ist es hilfreich, wenn man gewisse benutzerdefinierte Formate kennt.

Bitte nutzen Sie den Feedback Link unten für Ihre Kommentare und Vorschläge.




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